Якщо від фрази «дедлайн був учора» у вас сіпається око, а велике горнятко кави є спонсором вашої безсонної ночі, то ви, мабуть, хоч раз дописували текст за день до здачі. Ідеально спланувати свій графік вдається не завжди, але матеріали все одно необхідно здавати вчасно. Команда Медіаплатформи зібрали для вас декілька порад та лайфхаків, які допоможуть дотримуватися дедлайнів та залишатись продуктивними.
В багатьох з нас термін «дедлайн» викликає занепокоєння, а частіше тривогу чи навіть відчай. Насправді ж, дедлайн має на меті допомогти нам спланувати свій робочий графік таким чином, аби встигнути виконати всі завдання вчасно. Тож боятися його не треба, а натомість варто знайти з ним спільну мову та навчитись правильно планувати свою роботу над матеріалами. Для цього ми підготували для вас чотири поради, які допоможуть вам здружитись з дедлайнами.
Порада перша: розклеюйте записки на робочому просторі або записуйте плани у нотатник
Вони будуть слугувати нагадуванням для того, аби ви не забували про термін здачі свого матеріалу. Дослідження, проведене Ренді Гарнером в Університеті штату Сем Х’юстон, яке висвітлили в Harvard Business Review, показало, що наліпки з нагадуванням є переконливим інструментом, який спонукатиме людей до виконання поставлених завдань.
«Найпростіший та найпоширеніший спосіб витягти інформацію з голови – це ручка та папір», – сказав Девід Аллен, творець методу Getting Things Done.
Наш мозок, як правило, краще обробляє дані написані від руки, ніж надруковані. Нове дослідження Пам Мюллер та Даніеля Оппенгеймера демонструє, що студенти, які записують думки на папері, насправді запам’ятовують більше. Протягом трьох експериментів Мюллер та Оппенгеймер змушували учнів робити нотатки в класі, а потім перевіряли студентів на запам’ятовування фактичних деталей, концептуального розуміння матеріалу та їхньої здатності узагальнювати інформацію. Половина студентів робила нотатки в ноутбуці, а друга половина записувала від руки. У кожному дослідженні ті, хто створював нотатки від руки, мали сильніше концептуальне розуміння і більший успіх у застосуванні та інтеграції матеріалу, ніж ті, хто використовували конспекти у ноутбуці.
Чим корисна порада? Якщо ви перенесете всі задачі та думки на папір, вам буде легше планувати свій робочий час та не доведеться тримати все в голові. До того ж, виписавши свої завдання, ми робимо їх реальними, а не абстрактними. Через це ми відчуваємо обов’язок їх виконати.
Порада друга: записуйте важливі завдання у календар та ставте нагадування
Найважливіша роль, яку відіграє календар у нашому робочому графіку – це пріоритизація завдань. Використовуючи його для планування нашої повсякденної діяльності, ми можемо уникнути відволікаючих факторів і повернутися у робочий стан, коли нас хтось або щось відволікає. Дослідження показали, що людям потрібно періодично робити перерви, щоб залишатись продуктивними та робити більше.
Згідно з дослідженням, проведеним фахівцями з Університету Північної Кароліни, 66% людей тримають календарі завжди відкритими, тоді як 21% роблять це кілька разів на день. Інші роблять це періодично. Наприклад, щоб додати або перевірити завдання. Однак варто використовувати лише один календар або планувальник.
Чим корисна порада? Вона може допомогти заощадити вам багато енергії та часу. У вас може виникнути спокуса мати два календарі – один для роботи, а другий для особистих планів. Але наявність двох календарів може спричинити багато плутанини, оскільки вам постійно доведеться варіювати між ними.
Ви можете використовувати календар для запису всіх своїх завдань, подій та дрібниць і розділити всю інформацію на різні розділи, додати категорії або використовувати кольорові ручки/ маркери. Це допоможе вам легко визначити найважливіші завдання.
Порада третя: зробіть публічну обіцянку та попросіть друзів нагадувати вам про дедлайн
«Публічна заява – це все одно, що встановлення спостереження за собою. Ви не хочете втратити репутацію або виглядати погано», – говорить автор бестселерів New York Times Деніел Пінк, який викладає новий майстер-клас з переконання та продажів.
Такі обіцянки мають більший сенс, коли ви не маєте чіткого дедлайну, адже вам нема куди поспішати й підготовка вашого матеріалу може розтягнутися на тижні чи навіть місяці. Маючи чітку дату для здачі тексту, ви вже маєте обов’язок перед іншими людьми, які на вас розраховують. Проте, навіть у такому випадку зайвий стимул може слугувати ще одним нагадуванням для того, аби ви могли дотриматися дедлайну та виконати завдання вчасно.
Чим корисна порада? Якщо ми обіцяємо щось собі, ми схильні відноситися до себе більш лояльно, ніж при публічних обіцянках перед іншими. Про ваші особисті плани, як і про їх недотримання чи перенесення, може так ніхто і не дізнатись, тому ви не відчуватимете сорому. Але якщо хтось знає про ваші завдання та ще й нагадує вам про них, вірогідність їх своєчасного виконання значно зростає.
Порада четверта: мінімізуйте шкоду пропущеного дедлайну
Навіть детально все продумавши та спланувавши, ви все одно можете не встигнути дописати та здати матеріал вчасно. Саме тому варто навчитись зберігати спокій і докласти всіх зусиль, щоб обмежити шкоду. Інформуйте інших учасників проєкту чи завдання про свій прогрес на всіх етапах підготовки та повідомляйте про ризики та проблеми. У такому випадку, якщо ви не зможете здати матеріал вчасно, ваші колеги розумітимуть ситуацію та матимуть змогу вам допомогти.
Якщо ви розумієте, що не встигаєте доробити матеріал до здачі, важливо надати пояснення, чому ви не можете виконати свою обіцянку. Варто пам’ятати про те, що краще попередити замовника та колег заздалегідь, ніж в останній момент усіх підвести. Замість виправдань, окресліть обсяг роботи, що залишився, та поясніть, що ви робите для того, аби виконати завдання. Також зазначте кількість часу, яка необхідна вам для його завершення. Встановіть новий дедлайн та повідомте про нього усіх осіб, яких це стосується Але пам’ятайте: ви вже завдали незручностей іншим, пропустивши перший термін. Ніщо не зробить ваш більш непрофесійними, ніж пропущення нового дедлайну. Тому дуже важливо переконатися, що ви дійсно зможете виконати роботу в новий термін.
Чим корисна порада? Якщо ви не можете здати матеріал вчасно, ви підводите свою команду та/ або роботодавця. Але заздалегідь попередивши колег про затримку матеріалу, ви можете як мінімум зменшити негативні наслідки. Можливо, хтось зможе допомогти вам закінчити роботу до дедлайну або ж перенести інші завдання, залежні від вашого, на пізніший термін.
***
Дедлайни є нашими помічниками та мотиваторами у виконанні поставлених завдань. При правильному плануванні та тайм-менеджменті вони будуть нашими друзями. Дотримання вищезгаданих порад допоможе вам виконувати поставлені завдання вчасно та полюбити дедлайни, а не боятися їх.
